Cómo ser un buen Cajero Principal

Lo que hay que saber para ser cajero principal

Tu rol es esencial para brindar una experiencia excepcional a nuestros clientes. Este manual te proporcionará información detallada sobre tus responsabilidades, habilidades requeridas y procedimientos clave para desempeñar tu trabajo de manera efectiva.​

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• Funciones y Responsabilidades

• Realizar en tiempo y forma (minuto a minuto) cobranza de la operación de las áreas de venta de terraza, de comedores, de aplicaciones digitales, servicio para llevar, de venta a domicilio, de venta con convenios o tarjeta inteligente del negocio. 

• Tener organizados los cortes de caja, tienen que ir en relación numérica y en números progresivos. Los bauchers también tienen que ir en números progresivos que tienen que ir acompañados con sus debidos comprobantes, alineados con lo que se defina que es ya sea una grapa, un clip o un broche y que deben estar listos cada determinado tiempo o cada determinada hora. 

• Manejo de los fondos de caja chica: son fondos que existen en todos los negocios para poder dar recursos a los gerentes al almacén para todas aquellas compras que no se tienen contempladas en ciertas ocasiones y se puedan tener, en el caso de Factory, el encargado de caja principal va manejar las siguientes cajas chicas: una caja chica para gerentes, una caja de almacén y una caja para mantenimiento, cada una de estas va a estar sobre el rango de los mil pesos. Se repondrá a diario y viene en un corte de caja de cajas chicas que se tiene que reponer en cada turno, que se tiene que reponer diariamente y tener a la mano para poder solventar este tipo de gastos que los están manejando en las cajeras.

• Manejo de la estructura de la caja: La estructura de la caja es muy simple y muy sencilla. La morralla significa la cantidad de billetes o de monedas que tú tienes que tener para poder acceder a dar cambios de manera rápida y que normalmente son múltiplos de tus cuentas. Por lo cual los fondos de morralla como se conocen vulgarmente pero le debemos llamar los fondos de cambio, son responsabilidad de la caja porque se pueden ver la cantidad correcta que se tiene que pedir en relación con la cantidad de gente que nos consume y no depender a que nos los manden del departamento de finanzas y nos entreguen monedas de cinco pesos cuando lo que necesitamos son billetes de veinte pesos o nos manden monedas de diez pesos, cuando nosotros necesitamos billetes de cincuenta o de cien pesos. Esto lo hace incómodo y menos eficiente para los cajeros.

• Manejar área de los pedidos de aplicaciones digitales, entendiendo perfectamente que los pedidos de Apps llegan a base de un concentrador que se llama actualmente el Dashboard de Hoter, el cual concentra setenta marcas y en el cual sólo tenemos sesenta segundos para contestarlo, activarlo, recibirlo y decirle listo, de lo contrario la aplicación nos lo cancelará y nos multará cerrando la tienda correspondiente durante tres días, además de aplicarnos una multa de trescientos pesos. Por eso es importante que la cajera esté consciente de ejercer esta actividad eficientemente y además cumpla con las anteriores.

• Corte de caja: La obligación que tienen las cajas es que inmediatamente que termina su turno, tener listo toda su papelería en orden consecutivo, con sus cuentas, con sus relaciones, con sus cambios, para poder entregar a tiempo cuando se corta la operación, pues no deberían tardar más de diez o quince minutos en tener los cortes ya que cuentan con una máquina contadora de monedas que les otorga la empresa y que no tiene por que fallar al contar los billetes.

• Cortes ciegos: la empresa retira todo lo que tiene de efectivo, ya sea en dinero o en vouchers. Se cambia por un vale que al final del día, el Departamento de Finanzas revisa que las cantidades que tienen correspondan a las cantidades que se estuvieron capturando en los diferentes modos o tipos de venta y determina si está correcto, si hay faltante o si hay sobrante y se verá la ejecución y el buen empleo de cada uno de los cajeros.

• Procesamiento de Pagos: Aceptar pagos de los clientes por alimentos y bebidas.

• Facturación y Recibos: Generar facturas precisas y entregar recibos a los clientes.

• Manejo de Efectivo: Contar, registrar y depositar el efectivo de manera segura.

• Transacciones Electrónicas: Realizar transacciones con tarjetas de crédito/débito y dispositivos de pago móviles.

• Atención al Cliente: Brindar un servicio amable y eficiente en el punto de pago.

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Habilidades Clave

• Habilidad Matemática: Realizar cálculos rápidos y precisos para los pagos.

• Comunicación: Interactuar con clientes y colegas de manera clara y cortés.

• Atención al detalle: Garantizar que los pagos y las facturas sean precisos.

• Multitarea: Manejar varias transacciones a la vez en momentos ocupados.

• Manejo de Estrés: Mantener la calma en situaciones de alta demanda.

• Conocimiento amplio sobre el menú del restaurante y fast food.

• Procedimientos Operativos

• Apertura y Cierre: Preparar y cerrar la caja registradora al inicio y al final del turno.

• Cobro Efectivo: Contar el cambio adecuado y proporcionarlo con precisión.

• Transacciones Electrónicas: Operar dispositivos de pago y asegurar la seguridad de los datos.

• Facturación Electrónica: Generar facturas electrónicas y entregar recibos por correo electrónico.

• Resolución de Problemas: Resolver problemas de pago y consultas de los clientes con empatía.

• Interacción con los Clientes

• Cortesía y Sonrisa: Saludar a los clientes con amabilidad y una sonrisa genuina.

• Consultas sobre el Menú: Responder preguntas sobre el menú y las opciones disponibles.

• Atender Inquietudes: Escuchar y resolver cualquier inquietud relacionada con el pago.

• Entrenamiento y Desarrollo

• Sesiones de Capacitación: Participar en sesiones para mejorar tus habilidades y conocimientos.

• Actualización del Menú: Mantenerte informado sobre cambios en el menú y promociones.

• Impacto en la Experiencia del Cliente: Tu contribución en el proceso de pago es clave para la satisfacción general del cliente.

• Agradecimiento: Gracias por ser parte de nuestro equipo y desempeñar un papel vital en nuestro éxito.

 

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Facturación

Actualmente, debido a las reformas de la Secretaría de Administración Tributaria (SAT), es necesario cumplir con diversos requisitos para que una factura sea válida. Tanto las cajeras de fast food como las de caja principal deben estar bien informadas al respecto. Lamentablemente, entre el 50 y 60% de los clientes no suelen tener estos documentos o no poseen la información correcta. Por ello, es fundamental que las cajeras se enfoquen en solicitar y verificar, ya sea con el mesero o directamente con el cliente, la precisión de estos datos.

• Es crucial comprender que una factura es un documento legal y fiscal, con la misma relevancia que un acta de nacimiento para quien necesita comprobar un gasto empresarial. Este documento se acompaña de un archivo PDF y un XML. Si se realiza correctamente, nuestro sistema, SOF, lo envía directamente al cliente.

• El sistema está diseñado para facturar y enviar al instante al correo del cliente toda la documentación requerida y proporcionada. Es vital recordar que:

• El mesero o personal de fast food debería preguntar al cliente si va a requerir factura para preparar el proceso con anticipación y recopilar los datos sin errores. De este modo, el proceso de facturación se convierte en una tarea cotidiana y sencilla para los cajeros.

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ASPECTO DE PRESENTACIÓN E IMAGEN PERSONAL​

• La presentación y la imagen personal son aspectos importantes para cualquier miembro del personal, incluyendo a los cajeros. Aquí hay algunas pautas sobre cómo debe ser el aspecto de presentación e imagen personal de un cajero:

• Vestimenta Apropiada: Los cajeros deben usar uniformes limpios y adecuados para el establecimiento. Esto puede incluir una camisa o blusa, pantalones o falda, y zapatos cerrados y cómodos.

• Higiene Personal: Un cajero debe mantener una buena higiene personal, incluyendo cabello limpio y bien peinado, uñas cortas y limpias, y mantenerse libre de olores desagradables.

• Maquillaje y Accesorios: Si se permite, el maquillaje debe ser discreto y complementario. Los accesorios deben ser mínimos y no interferir con las tareas del cajero.

• Piercings y tatuajes: Si hay políticas sobre piercings visibles y tatuajes, el cajero debe adherirse a ellas.

• Postura y Actitud: Un cajero debe mantener una postura erguida y una actitud profesional. Sonreír y ser cortés con los clientes es esencial.

• Limpieza y Orden: La estación de trabajo del cajero debe mantenerse ordenada y limpia en todo momento. Esto incluye el mostrador, la caja registradora y cualquier área cercana.

• Etiqueta y Comunicación: La comunicación con los clientes debe ser respetuosa y cortés en todo momento. Un cajero debe prestar atención a los detalles y responder a las preguntas de manera precisa.

• Cuidado de la Apariencia Personal: Los cajeros deben evitar llevar objetos personales excesivos en los bolsillos o en el área de trabajo que puedan distraer o afectar la apariencia general.

• Calzado apropiado: Los zapatos deben ser cómodos y apropiados para el ambiente de trabajo. Deben estar en buen estado y mantenerse limpios.

• Identificación del Empleado: Si se proporciona, el cajero debe usar la identificación del empleado de manera visible para que los clientes puedan identificarlo fácilmente.

• Respeto a las Políticas del Establecimiento: Los cajeros deben cumplir con todas las políticas del establecimiento en cuanto a la vestimenta y la apariencia personal.

• Cabello: El cabello debe estar limpio y bien arreglado. Se recomienda que esté recogido si es largo para evitar que caiga sobre la comida o la caja registradora.

• Mantener una presentación y una imagen personal profesional y pulcra es esencial para transmitir una imagen positiva del establecimiento y brindar una experiencia agradable a tus clientes. Los cajeros son parte integral del equipo de servicio y su apariencia personal juega un papel importante en la impresión general que tienen sus clientes del lugar.

 

CÓMO DIRIGIRSE A LOS CLIENTES

La forma en que un cajero se dirige a sus clientes es crucial para brindar un servicio amable, profesional y acogedor. Aquí hay algunas pautas sobre cómo debe dirigirse un cajero a sus clientes:

• Saludo Inicial: Al recibir a un cliente, es importante darle la bienvenida con un saludo amable, como "¡Buenos días!", "¡Buenas tardes!" o "¡Bienvenido!".

• Trato Formal: Utiliza un tono de voz amable y profesional en todo momento. Evita el uso excesivo de jerga o términos informales.

• Usa el Nombre del Cliente: Si el cliente proporciona su nombre o si está registrado en el sistema, puedes utilizarlo para brindar un toque personalizado, como "Gracias, Sr. García".

• Escucha Activa: Presta atención a lo que el cliente está diciendo y responde de manera adecuada. Esto muestra que valoramos sus comentarios y preocupaciones.

• Preguntas Abiertas: Realiza preguntas abiertas para entender las necesidades del cliente. Por ejemplo, "¿En qué puedo ayudarte hoy?".

• Lenguaje Positivo: Utiliza un lenguaje positivo y evita decir "no" directamente. Por ejemplo, en lugar de "No tenemos esa opción", puedes decir "Actualmente, ofrecemos estas opciones".

• Explicación Clara: Si el cliente tiene preguntas sobre el menú, los precios o las promociones, ofrece explicaciones claras y concisas.

• Ofrecer Ayuda: Pregunta si el cliente necesita ayuda adicional o si tiene alguna solicitud especial. Por ejemplo, "¿Necesita recomendaciones o información adicional sobre los platos?".

• Reconocimiento y Agradecimiento: Reconoce y agradece a los clientes por su pedido o su visita. Un simple "Gracias por venir" o "Gracias por su pedido" muestra aprecio.

• Información Adicional: Si el cliente tiene dudas sobre los ingredientes, alérgenos o opciones vegetarianas/veganas, proporciona la información de manera precisa.

• Tiempo de Espera: Si hay una espera, comunica el tiempo estimado con honestidad. Por ejemplo, "El tiempo de espera es de aproximadamente 10 minutos".

• Despedida Amigable: Al finalizar la transacción, despídete de manera amable y agradece nuevamente al cliente por su visita.

• Sonrisa y Contacto Visual: Mantén una sonrisa genuina y establece contacto visual con el cliente para demostrar interés y amabilidad.

• Cortesía en el Lenguaje: Utiliza palabras de cortesía como "por favor" y "gracias" en tus interacciones con los clientes.

• Resolución de Problemas: Si surge algún problema, demuestra disposición para resolverlo y ofrece alternativas si es posible.

• La forma en que un cajero se dirige a sus clientes influye en su experiencia y percepción del servicio. Un enfoque amigable, profesional y atento ayuda a crear un ambiente acogedor y agradable, lo que puede llevar a una satisfacción de su cliente y a la fidelización a largo plazo.

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TRABAJO EN EQUIPO

• Trabajar en equipo es esencial para el éxito, esto también aplica a los cajeros. Aquí te presento algunas formas en las que un cajero puede trabajar en equipo de manera efectiva:

• Comunicación Abierta: Mantén líneas de comunicación abiertas y claras con otros miembros del equipo, como meseros, cocineros y anfitriones. Comparte información relevante sobre pedidos, cambios en el menú y necesidades especiales de los clientes.

• Colaboración en Horarios: Coordina tus horarios con el resto del equipo para asegurarte de que haya suficiente personal presente durante los momentos más ocupados del día.

• Apoyo en la Toma de Pedidos: Si es necesario, asiste a los meseros en la toma de pedidos, asegurándote de que se registren correctamente y se entreguen a la cocina de manera precisa.

• Ayuda en el servicio: Si un mesero está ocupado, ofrece tu ayuda para llevar platos a las mesas, llenar vasos de agua u otras tareas básicas de servicio.

• Respaldo en Atención al Cliente: Si un cliente tiene preguntas o necesita asistencia, asegúrate de que un mesero esté disponible para atenderlo. Puedes actuar como un enlace entre el cliente y el personal de servicio.

• Compartir Responsabilidades: Si hay tareas adicionales durante momentos tranquilos, como doblar servilletas o preparar cubiertos, participa en ellas para mantener el espacio limpio y ordenado.

• Ayuda con Cajas Registradoras: Colabora con otros cajeros en la apertura y cierre de cajas registradoras, asegurándote de que todo cuadre correctamente y que los cierres se realicen de manera adecuada.

• Compartir Consejos y Experiencias: Intercambia consejos y experiencias con otros miembros del equipo, como cajeros más experimentados, para aprender y mejorar en tu trabajo.

• Capacitación Cruzada: Aprende sobre otras funciones dentro del restaurante, como el proceso de cocina, el funcionamiento de la barra y el proceso de toma de pedidos en caso de que sea necesario cubrir a otros miembros del equipo en momentos ocupados.

• Apoyo Durante Eventos Especiales: Durante eventos especiales o promociones, trabaja en conjunto con otros cajeros para agilizar el proceso de pago y garantizar un servicio eficiente.

• Resolución de Problemas: Si surge algún problema con una orden o una transacción, comunica y colabora con los meseros y cocineros para encontrar una solución rápida y satisfactoria.

• Feedback Constructivo: Ofrece y recibe feedback constructivo de otros miembros del equipo para mejorar tu desempeño y contribuir al funcionamiento general del establecimiento.

• Apoyo en Entregas: Si es necesario, ayuda a coordinar la entrega de pedidos a domicilio, asegurándose de que se empaquen adecuadamente y se entreguen a tiempo.

• Trabajar en equipo para brindar un servicio integral y satisfactorio a nuestros clientes. La colaboración y la comunicación efectiva entre los cajeros y otros miembros del equipo contribuyen a una experiencia positiva para sus clientes y a un ambiente de trabajo armonioso.

 

VALORES Y HONESTIDAD

• Atención al Cliente: Poner al cliente en el centro de todo lo que haces y esforzarte por superar sus expectativas.

• Integridad: Actuar con honestidad y transparencia en todas las interacciones y transacciones.

• Respeto: Tratar a todos con respeto y consideración, independientemente de su origen, posición o situación.

• Trabajo en Equipo: Reconocer la importancia de colaborar con otros para lograr un ambiente de trabajo armonioso y un servicio eficiente.

• Excelencia: Aspirar siempre a ofrecer un servicio de alta calidad y a mejorar constantemente.

• Responsabilidad Financiera: Manejar el dinero con cuidado y asegurarse de que las transacciones sean precisas y seguras.

• Compromiso: Estar comprometido con el éxito del negocio y con brindar un servicio excepcional a los clientes.

• Honestidad: Imagina que un cliente paga en efectivo y, por error, el cajero le devuelve más dinero de lo que corresponde. Si el cajero es honesto, se dará cuenta del error y notificará al cliente de manera proactiva, devolviendo el dinero adicional. Esta acción muestra su compromiso con la honestidad y la integridad.

• En resumen, la honestidad es fundamental para la relación con los clientes, la integridad de la empresa y el mantenimiento de un ambiente de trabajo positivo. Un cajero que valora la honestidad se esfuerza por brindar un servicio transparente y confiable, lo que contribuye al éxito general del establecimiento.